Krajowy Fundusz Szkoleniowy jest najkrótszą drogą do sfinansowania szkoleń dla pracowników — jednym wnioskiem, w urzędzie pracy właściwym dla siedziby firmy. Poniżej cała procedura krok po kroku.
Czym jest KFS?
To wydzielona część Funduszu Pracy przeznaczona na kształcenie ustawiczne pracowników i pracodawców. Środkami dysponują powiatowe urzędy pracy, które ogłaszają nabory wniosków — najczęściej na początku roku, a przy dodatkowych środkach również w kolejnych miesiącach.
Kto może skorzystać
Każdy pracodawca zatrudniający co najmniej jedną osobę na umowę o pracę — niezależnie od formy prawnej i wielkości firmy. Ze szkolenia może skorzystać zarówno pracownik, jak i sam pracodawca. Jednoosobowa działalność bez pracowników nie kwalifikuje się do KFS; w takim przypadku warto sprawdzić ścieżkę BUR.
Ile wynosi dofinansowanie
- 80% kosztów kształcenia — standardowo, pozostałe 20% pokrywa pracodawca,
- 100% kosztów — w przypadku mikroprzedsiębiorstw, czyli firm zatrudniających do 10 osób.
Obowiązuje limit kwotowy na jednego uczestnika w roku, ustalany w odniesieniu do przeciętnego wynagrodzenia. Warto sprawdzić aktualną wysokość limitu w swoim urzędzie przed zaplanowaniem budżetu szkoleniowego.
Na co można przeznaczyć środki
- kursy i szkolenia zawodowe oraz miękkie,
- studia podyplomowe,
- egzaminy potwierdzające kwalifikacje,
- badania lekarskie i psychologiczne wymagane do podjęcia kształcenia,
- ubezpieczenie NNW w związku z kształceniem.
Procedura krok po kroku
Krok 1. Sprawdź termin naboru
Nabory ogłaszane są na stronach powiatowych urzędów pracy. Terminy bywają krótkie, a w wielu urzędach decyduje kolejność zgłoszeń — dlatego warto śledzić ogłoszenia z wyprzedzeniem.
Krok 2. Zdiagnozuj potrzeby szkoleniowe
Zastanów się, jakiej kompetencji realnie brakuje w firmie i jak jej brak przekłada się na wyniki: utracone szanse sprzedażowe, błędy w dokumentacji, rotację w zespole. To uzasadnienie jest sercem wniosku.
Krok 3. Sprawdź obowiązujące priorytety
Co roku ustalane są priorytety wydatkowania środków KFS. Wnioski wpisujące się w nie mają pierwszeństwo. Od kilku lat wysoko punktowane są między innymi kompetencje cyfrowe i sztuczna inteligencja oraz kształcenie związane z rozwojem firmy.
Krok 4. Wybierz instytucję szkoleniową
W KFS możesz wybrać dowolną firmę szkoleniową — nie musisz korzystać z bazy usług. Do wniosku dołącza się informacje o programie, trenerze, terminie i cenie szkolenia. Otrzymasz je od nas w formie gotowej do załączenia.
Krok 5. Złóż wniosek i podpisz umowę
Po pozytywnej decyzji urząd podpisuje z pracodawcą umowę określającą kwotę wsparcia, termin realizacji i zasady rozliczenia. Dopiero po podpisaniu umowy można rozpocząć szkolenie.
Krok 6. Zrealizuj szkolenie i rozlicz środki
Po zajęciach urząd oczekuje kompletu dokumentów: faktury, listy obecności, certyfikatów i programu. Ten etap w całości bierzemy na siebie.
O czym warto pamiętać
Umowa z urzędem może przewidywać obowiązek zwrotu środków w określonych sytuacjach — na przykład gdy pracownik nie ukończy szkolenia. Warto omówić te zapisy przed złożeniem wniosku i zaplanować szkolenie tak, aby ryzyko było minimalne.
Potrzebujesz pomocy z wnioskiem?
Pomagamy opisać potrzeby szkoleniowe, dobrać program pod priorytety i przygotować komplet dokumentów. Zostaw kontakt — sprawdzimy termin naboru w Twoim urzędzie →
Chcesz przeszkolić swój zespół z dofinansowaniem?
Sprawdzimy bezpłatnie, na jakie wsparcie możesz liczyć — nawet do 100% wartości szkolenia.